Diagnostic des systèmes d’information

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La mission de Yukan Innovate, conseil en systèmes d’information, est d’offrir des stratégies et des moyens numériques innovants pour aider les entreprises à mettre en place des méthodologies des travail dynamiques et à optimiser l’efficacité de leur équipe.

Par ces stratégies, l’objectif est de se concentrer sur la valeur ajoutée, d’éviter de perdre du temps et de réduire les dépenses (doublons, désorganisation, perte de connaissances, diversification de l’information, réduction de la dépendance vis-à-vis de certains postes clés pour l’aboutissement de tâches essentielles, automatisation des processus …).

Yukan Innovate utilise des méthodologies de travail dynamiques pour améliorer la planification et la coordination des tâches au sein l’équipe. La philosophie de Yukan Innovate comprend la coopération, le renforcement d’équipe et le partage de la connaissance. En utilisant un logiciel collaboratif adapté aux besoins de l’entreprise, l’information est plus accessible, centralisée, automatisée et prête à être partagée, avec un contrôle tenant compte du rôle de chaque utilisateur pour réguler l’accès à l’information. En travaillant ensemble, l’équipe gagne en effectivité et sa motivation est renforcée.

 

Une expérience réelle d’innovation : un exemple concret

Lorsque sont évoqués les systèmes d’information et l’amélioration des processus, il se peut que nous ne saisissions pas exactement de ce dont il s’agit. Pour quelle raison investir du temps et de l’argent dans le changement de nos méthodologies de travail ? Comment observer les résultats et les avantages de ce changement en situation réelle ?

Prenons un exemple concret. En 1970, en Espagne, un professeur de langues passionné par son métier commença à enseigner l’anglais chez lui à quelques rares élèves. Bientôt, devant l’importance de la demande, il ouvrit un premier institut privé d’enseignement des langues avec un petit groupe d’enseignants. Il s’agissait d’une petite entreprise, gérée très simplement, suivant une méthodologie traditionnelle : crayon, papier, téléphone.

 

« Une méthodologie traditionnelle

pour gérer l’entreprise :

crayon, papier et téléphone. »

 

À l’heure actuelle, l’institut privé compte quatorze centres de formation répartis sur tout le territoire, avec plus de 200 salariés (enseignants et personnels administratifs). Au fil du temps et du développement de l’entreprise, les difficultés de gestion se sont multipliées. Des milliers de CV en version papier, des cahiers rédigés à la main, des appels par centaines et de réunions interminables pour organiser la répartition de plus de 2000 élèves, la gestion des certifications officielles de langues, les cours en ligne, …

Les doublons étaient nombreux, il était difficile de savoir qui était responsable de chacune des tâches à mener et quelles étaient les dates butoirs. Certains processus dépendaient d’un trop grand nombre de personnes et quand l’une de ces personnes manquait à l’appel, l’exécution de ces tâches prenait du retard, voire se retrouvait complètement bloquée. L’information était dispersée sur les postes de chacun des salariés, sous forme de document Excel, Word ou d’e-mails, ce qui brouillait la visibilité de l’avancement des projets ou des tâches.

Un changement était nécessaire pour opérer la transition numérique de l’entreprise. Depuis environ un an, Yukan Innovate travaille donc comme consultant auprès de cette entreprise : diagnostic des méthodologies de travail, formation, facturation, recherche de personnel, gestion de projets et d’équipes, amélioration des recours en salles de classes, formations aux nouvelles technologies, automatisation des tâches, gestion et recueil des savoir-faire, contrôle de pointage, etc.

 

« L’idée est tout simplement

de convertir le papier

en contenu numérique. »

 

L’idée est tout simplement de convertir le papier en contenu numérique, pour partager l’information au sein de l’ensemble de l’équipe tout en maintenant un contrôle sur l’accessibilité des données en fonction du rôle de chacun.

Pour cela, Yukan Innovate a créé une plateforme collaborative pour gérer les CV, les projets et tâches de chaque département, l’automatisation de la facturation et le contrôle de présence des élèves et des enseignants. Un nouveau réseau interne a été créé pour connecter tous les centres et gérer le trafic Internet, ainsi que l’accès aux informations par le biais d’un serveur central. Dans chaque classe, un écran interactif a été installé. Nous avons également procédé à la documentation du savoir-faire, à la gestion d’inventaire et à celle des incidents informatiques.  La maintenance de chaque ordinateur a été automatisée, ainsi que la sauvegarde de l’information.

Enfin, des formations et des séminaires ont été proposés concernant notamment l’utilisation des outils informatiques et logiciels mis en place, ou encore les méthodologies de travail collaboratives.